O caixa da empresa é basicamente a soma do dinheiro que ela tem em espécie, além do que ela tem nos bancos e fundos de investimento.

Caixa, em contabilidade, é a denominação de uma conta que registra o valor dos recursos imediatamente disponíveis, para efetuar pagamentos. A conta registra, de maneira ordenada, montantes recebidos e pagos.

Controlar bem um caixa significa fazer corretamente os lançamentos de entrada e saída. Para isso é necessário:

• Ter um plano de contas bem feito, ou seja, ter opções corretas de classificação das receitas, despesas, transferências, aplicações e resgates. Isso é essencial para se gerar um balanço confiável.
• Fazer isso de forma sistemática, preferencialmente diária.
• Ser cuidadoso em relação aos valores e à correta classificação de cada lançamento.

A entrada de recursos é, basicamente, o dinheiro proveniente da venda de produtos ou de serviços. Também precisam entrar nessa relação os recursos vindos de comercialização de ativos da empresa, como equipamentos, veículos ou imóveis.

De uma maneira resumida, entrada é todo e qualquer dinheiro ou valor que entra no caixa/banco da empresa.

Abaixo, daremos uma breve explicação de como isso acontece na nossa solução.

Entrada de caixa consiste em todas as vendas realizadas pelo PDV (Dinheiro, cartão, cheques, etc.) como também utilizando a forma de pagamento de convênio, vendas a prazo, emissão de boletos e duplicatas, etc. Qualquer tipo de operação relacionada a contas a receber é considerado uma entrada de caixa.

Para configurar, no Retaguarda vá no menu Venda/Orçamento > Caixa > Entrada de Caixa.

Na primeira opção ‘Suprimento do Caixa’ será exibido a tela abaixo, onde deve ser inserido um valor como “crédito” para utilização para troco nos caixas.

Essa opção também pode ser acessada no Super PDV conforme imagens:

Em ‘Tipo de Entrada de Caixa’ é possível cadastrar quantos perfis desejado. Para cadastro dê um ‘enter’ no código e digita uma descrição conforme desejado:

Na tela seguinte ‘Entrada de Caixa’ é possível ter acesso à todos os perfis cadastrados no ‘Tipo Entrada de Caixa’ e assim inserir os valores conforme necessário.

Em Relação de Entrada de Caixa, é possível visualizar todas as entradas lançadas na tela anterior, definindo a empresa, o período, a máquina e usuário.

Saída, por sua vez, é todo e qualquer dinheiro ou valor que sai do caixa/banco da empresa.

Contas de luz, água, telefone e impostos são exemplos de saída de dinheiro de seu caixa. Outros gastos, como folha de pagamento de funcionários, manutenção de equipamentos, aluguel de equipamentos, combustível e pagamento de empréstimos, devem ser contabilizados como saída de dinheiro de seu caixa.

Abaixo, daremos alguns exemplos de como isso acontece na nossa solução.

Pagamento/Sangria

Essa FOP é responsável pelos lançamentos de saídas de caixa, onde o cliente terá uma pessoa responsável por esses lançamentos.

O mesmo deve preencher os campos na qual justifique a saída de dinheiro do caixa da empresa, como exemplo.

1. Pagamento de Contas

No campo histórico já existe algumas informações predefinidas, onde o cliente irá selecionar de acordo com a operação que está executando no momento.

Selecionar a operação cadastrada no sistema de acordo com a que o responsável está executando.

Selecionar o fornecedor pelo qual está fazendo a saída do dinheiro para o pagamento do mesmo. Sendo que o fornecedor deve estar devidamente cadastrado no FOP -Manutenção de Fornecedor.

E por último inserir o valor da saída.

Relação de Pagamentos

Onde pode se tirar um relatório de todos os pagamentos realizados de acordo com a necessidade da empresa, como por exemplo por período e por máquina.

Sangria

É feito os lançamentos de retiradas dos recebíveis para serem enviados ao supervisor conferente.

Sangria Programada

É definido um valor máximo de recebíveis para o caixa, posso programar um determinado valor que quando o caixa atingir o sistema trava e é preciso fazer uma retirada e enviar para o supervisor conferente, após isso o sistema destrava e o operador de caixa volta a executar as atividades normalmente.

O Contas a Pagar é a área financeira responsável por toda e qualquer saída de caixa da empresa, ou seja, é dever dele gerenciar e acompanhar todas as despesas e, além disso, administrar todas as obrigações financeiras da empresa.

As obrigações financeiras assumidas pela empresa são exatamente todas as contas que ela deve pagar, ou seja, os pagamentos dos funcionários, a conta energia elétrica, a matéria-prima para a produção de um produto e assim por diante.

Quais os objetivos do Contas a Pagar?

Ter um controle sobre todos os pagamentos a serem realizados, e também dos que já foram realizados, é o principal objetivo do Contas a Pagar. Como também, a partir desse ponto, alimentar as ferramentas responsáveis pelo controle orçamentário e pelo fluxo de caixa.

No entanto, importante afirmar que o Contas a pagar não se resume apenas a processos operacionais, pois um dos principais objetivos da área é oferecer uma visão estratégica para todo o setor financeiro e torne possível prever quais recursos serão necessários para pagamentos futuros e se eles já estão disponíveis ou não.

Abaixo, alguns benefícios do Contas a Pagar:

• Otimização do seu tempo:

Se as contas da sua empresa estão sempre ordenadas e você já sabe o que precisa ser pago em cada data, você economiza uma considerável quantia de tempo que seria investida em revirar documentos.

Com o controle das contas da empresa, tudo já está ordenado por valor e data, e boa parte dos pagamentos pode ser feitos online! O que significa que é provável que você nem perca tempo indo até o banco em um dia de trabalho

É sempre melhor otimizar os processos mecânicos e repetitivos para investir tempo no planejamento de novas estratégias para o crescimento da sua empresa.

• Maior conhecimento sobre o seu negócio:

Você só pode se nomear como verdadeiro dono do seu negócio quando você entende como ele funciona, e isso envolve a gestão financeira.

Por meio da organização das contas a pagar, você passa a entender para onde o seu dinheiro está indo e quão importante essa transação é para o funcionamento da sua empresa.

Mesmo que você não esteja diretamente envolvido nos processos de organização e pagamento, é importante consultar este relatório mensalmente para se atualizar sobre a situação financeira do seu empreendimento.

• Mais oportunidades para economizar:

No item anterior, você pôde entender que o controle de contas a pagar oferece a oportunidade de conhecer melhor o destino das finanças da sua companhia.

Sendo assim, fica mais fácil apontar os gastos que não são mais necessários ou que podem ser reduzidos de alguma forma.

Todo empreendimento está em constante transformação, assim como o mercado em que ele está inserido. Por isso, é essencial adaptar os seus investimentos para se manter em evolução de forma inteligente.

O balancete é uma das principais demonstrações financeiras usadas por contadores e empreendedores. Com ele, é possível visualizar, por meio de uma listagem, as contas contábeis com seus débitos, créditos e saldo.

É um demonstrativo não obrigatório, mas muito relevante para prevenir possíveis erros de crédito e débito nas contas da empresa. Em resumo é um relatório que tem todas as informações contábeis das contas em movimento na empresa, tendo como verificar o saldo dessas contas em um determinado período, e se a soma dos saldos devedores é igual à soma dos saldos credores.

Um dos objetivos é possibilitar a análise do estado financeiro de um negócio em determinado período, tanto de ativos e passivos, quanto de contas de resultado.

Toda empresa existe entradas e saídas, sendo assim, podemos dizer que o balancete é o demonstrativo da saúde e do desemprenho da empresa. Como ele relaciona toda as movimentações financeiras, de débitos e créditos, fica mais fácil verificar se os lançamentos contábeis dentro do período selecionado estão corretos.

Na nossa solução é representada pela tela FOP 460 – Balance, conforme imagem abaixo:

Já vimos que as contas a pagar são aqueles compromissos que sua empresa assumiu com os fornecedores. As contas a receber, ao contrário, são as obrigações que pessoas ou outras empresas assumiram com a sua empresa.

Oferecer pagamentos a prazo pode ser um grande atrativo para conquistar novos clientes. As pessoas são atraídas pela possibilidade de comprar e pagar depois.

Portanto, contas a receber são os valores que a empresa tem a receber de seus clientes. O conceito de contas a receber acaba sendo bem simples: trata-se das entradas de dinheiro que vão compor o caixa da sua empresa.

       Atrasos no pagamento e inadimplência são problemas comuns nas empresas, e se não forem bem tratados, podem gerar prejuízos financeiros e desgaste no relacionamento com os clientes.

O conceito de contas a receber é bem simples: trata-se das entradas de dinheiro que vão compor o caixa da sua empresa.

Para que serve o controle das contas a receber?

Controlar os gastos da sua empresa é fundamental para manter a competitividade e também a qualidade nos produtos e serviços oferecidos. Para não se perder nas contas e fazer o correto fechamento de caixa, nada melhor do que sempre ficar de olho nas entradas e saídas, avaliando o que é importante ou mais urgente.

Ao realizar um controle orçamentário adequado, pode-se evitar muitos erros, principalmente nas tomadas de decisões. Entre eles, podemos citar a correta precificação dos seus produtos ou serviços, a cobrança dos inadimplentes de uma maneira eficiente e assertiva, sem falar no auxílio na elaboração de estratégias que estimulem os clientes a pagar antecipadamente.

Por que o controle das contas a receber é importante?

Os empreendedores que realizam um controle das contas a receber conseguem melhorar a gestão do negócio.

Assim, é possível realizar previsões financeiras que possibilitem negociações com instituições financeiras, com colaboradores, com fornecedores e, principalmente, haverá um indicativo sobre o padrão dos clientes. Com os dados organizados, o empreendedor saberá quem são os consumidores considerados bons pagadores e os que geralmente entram na fila da inadimplência.

Ainda, com o correto controle das contas a receber, é possível adotar medidas que auxiliarão nas cobranças, agilizando o recebimento dos valores em atrasos. Ou seja, quanto mais rápido ocorrer a recuperação, menor será o prejuízo na contabilidade. Além disso, existem muitas outras vantagens, tais como:

• Melhora a gestão dos pagamentos;
• Indica os bons e maus pagadores;
• Auxilia na visualização da necessidade de caixa para os próximos meses;
• Atualiza o fluxo de caixa;
• Antecipa momentos de crise financeira;
• Agiliza as cobranças administrativas e judiciais.

Como você pôde perceber, o controle das contas a receber é essencial na gestão de qualquer negócio.

O extrato é um documento que reúne todas as informações bancárias, possibilitando o controle e visualização dos créditos, débitos e saldos das contas, conciliação dos lançamentos, acompanhamento de resultados por contas bancárias, saldos e aplicações.

No extrato bancário constam todas as movimentações feitas em na conta bancária em determinado período, o que facilita o seu acompanhamento de entradas e saídas.

É comum encontrarmos algumas siglas e códigos ao longo do extrato bancário que tendem a confundir. Mas com um rápido guia, como o que veremos a seguir, esperamos que você não fique com nenhuma dúvida restante.

Confira, abaixo, o rápido glossário que explica detalhadamente o que significa cada um desses termos:

C: significa o crédito e corresponde às entradas de recursos na sua conta bancária;

D: corresponde ao débito, ou seja, são os valores descontados a cada compra, saque ou transferência realizadas. Geralmente, esses valores vêm acompanhados do sinal de (-) à frente, explicando a dedução do valor na conta;

C/C: é a abreviatura de conta corrente;

Como o extrato bancário pode ajudar no controle de gastos?

Você pode usar o extrato bancário para uma série de coisas em seu benefício. Por exemplo: acompanhar todos os gastos e recebimentos ao longo do mês para comparar o quanto você economiza e o quanto você gasta.

Vale destacar ainda que o extrato serve como um histórico de suas contas.

A rotinas contábeis exigem que a verificação das contas contábeis seja feita constantemente, tanto para análise das contas, tanto para detectar possíveis erros, o que gera a necessidade de um documento para evidenciar estas informações de forma estruturada.

Tem-se com o relatório “Razão Analítica”, um demonstrativo dos lançamentos realizados nas contas contábeis dentro do período definido

Abaixo, uma breve visão da razão analítica da nossa solução:

O relatório é definido por período, conforme imagem.

Mostra detalhadamente as informações que tem no balancete (dando 2 clicks em cima da operação), como lançamentos realizados nas contas contábeis:

O cliente pode identificar erros que possam ter ocorrido, exemplo, é possível verificar se uma nota foi lançada errada.

A demonstração de resultado do exercício (DRE) é a demonstração contábil que informa o resultado das atividades da empresa.

Através dela, serão reunidas informações das receitas, as deduções das receitas, os custos, as despesas, as participações e o imposto de renda sobre o lucro, e a partir disso, será encontrado o resultado (lucro ou prejuízo). Esse resultado indicará mudanças no patrimônio da entidade resultante das suas operações, sendo a melhor forma para medir a performance das atividades da empresa.

Qual a importância da DRE?

A Demonstração do Resultado do Exercício tem o objetivo de fornecer ao usuário das demonstrações financeiras das empresas, os dados básicos e essenciais da formação do resultado lucro ou prejuízo do exercício.

Ou seja, é um dos relatórios mais importantes que o contador deve gerar. Isso porque ele é utilizado pelos gestores, investidores, bancos e pelo próprio governo. É por meio dele que se avalia a capacidade de sua empresa e sua real situação. É uma ferramenta essencial para tomada de decisões.

Para que serve a DRE?

A elaboração correta da DRE possibilita ter uma visão geral do resultado financeiro da empresa. Com isso, permite extrair informações extremamente relevantes. Alguns exemplos são: o montante das despesas gerais da organização, a composição dos custos relacionados aos produtos e serviços, a receita total de vendas, o lucro obtido pela empresa com suas operações, as incidências dos impostos sobre os produtos, o nível de endividamento em que se encontra e quais serão as estratégias consequentemente adotadas. Assim, podemos dizer que a Demonstração do Resultado do Exercício não deve ser usada apenas para fins legais ou fiscais. A DRE serve também para gestão estratégica do negócio e para uma boa governança corporativa. Com a DRE se torna possível analisar de forma crítica os números apresentados e determinar a eficiência das práticas adotadas pela empresa, possibilitando assim uma boa gestão financeira no futuro.